Privacybeleid

Versie 2.1.0

Ingangsdatum: 29 september 2026.

De Engelse tekst is leidend. De Nederlandse tekst is een vertaling. Bij verschil geldt de Engelse tekst.

Dit beleid informeert u onder Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) art. 13 en AVG art. 14. De overeenkomst is de algemene voorwaarden. Dit beleid neemt het register van verwerkers en ontvangers door verwijzing op. Het register is geen aparte overeenkomst. Dit beleid is geen verwerkersovereenkomst.

Lees het met de algemene voorwaarden, het cookiebeleid, de in-app openbaarmaking over kunstmatige intelligentie, en het register. Openbare paden: /privacy-policy, /terms-of-service, /cookie-policy, /ai-disclosure en /processors.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Arkintel B.V., Molengraaffsingel 12, 2629 JD Delft, Nederland. Kamer van Koophandel 99939940. RSIN 869196911. Btw NL869196911B01. Gevestigd in Nederland.

Verzoeken over rechten en contact voor autoriteiten: legal@arkintel.com. Hulp bij het account: support@arkoffice.com. Een verzoek over rechten dat naar support gaat, wordt doorgestuurd naar het juridische adres. Post gaat naar het adres in Delft.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming benoemd. Zie §24 van dit beleid. De leidende toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie §22 van dit beleid.

Wij publiceren hier geen bankrekeningnummer.

2. Reikwijdte

Dit beleid dekt persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u ArkOffice gebruikt op de website, in de apps die wij aanbieden, en op verwante domeinen die wij exploiteren.

Het vervangt het cookiebeleid of het register niet. Sites van derden hebben hun eigen beleid (§27 van dit beleid).

3. Rollen

Voor een persoonlijk ArkOffice-account is Arkintel B.V. verwerkingsverantwoordelijke voor het account, de facturatie, de beveiliging, onze logs, de veiligheidsbeoordeling, en, als u consument bent, gebruikersinhoud die wij opslaan om de diensten te leveren.

Bent u consument en uploadt u persoonsgegevens over iemand anders, dan moet u daartoe gerechtigd zijn. Wij blijven verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking op onze systemen.

Bent u zakelijke gebruiker en uploadt u persoonsgegevens over iemand anders, dan moet u daarvoor een grondslag hebben. U bent verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Wij zijn de verwerker. Wij verwerken ze op uw instructies om de functie te leveren die u vroeg, waaronder opslag, transcriptie, een verzending naar een model, en een achtergrondagent of geautomatiseerde taak die die inhoud nodig heeft. De voorwaarden van AVG art. 28 voor die verwerking staan in §18 van de algemene voorwaarden. Dit beleid is die overeenkomst niet. U informeert de andere persoon waar de AVG vereist dat de verwerkingsverantwoordelijke dat doet.

Wij blijven verwerkingsverantwoordelijke voor het account, de facturatie, de beveiliging, de logs en de veiligheidsbeoordeling van die inhoud, ook wanneer u verwerkingsverantwoordelijke voor de inhoud bent.

Het gebruik van een persoonlijk account voor een organisatie maakt ons niet de verwerker van die organisatie. Wij zijn verwerker van die organisatie alleen onder een aparte getekende overeenkomst op grond van AVG art. 28. Die overeenkomst, niet dit beleid, regelt dat werk.

4. Van wie gegevens

Wij verwerken gegevens over:

• accounthouders
• personen van wie gegevens staan in bestanden, notities, chat, audio of deel-links omdat een gebruiker die heeft aangeleverd
• personen die een referralcode koppelt die een accounthouder invoert of deelt (de gegevens van het andere account worden via die koppeling niet getoond)
• personen die een melding van illegale inhoud sturen (naam en e-mail in de melding)

Wij zoeken geen gegevens van kinderen (§19 van dit beleid).

5. Categorieën

Account. E-mailadres. Weergavenaam als u die opgeeft. Identificaties en tokens van een inlogaanbieder, voor zover nodig voor de sessie. Accountidentificatie. Taal of locale als wij die opslaan.

Gebruikersinhoud. Chatberichten, antwoorden, en materiaal dat de assistent opzoekt of meebrengt wanneer wij dat bij dat gesprek bewaren. Notities. Drive-bestanden, metadata, deelrechten en deel-links. Audio die u voor transcriptie indient, en het transcript. Inhoud van de documenteditor wanneer u die functie gebruikt.

Veiligheid. Het materiaal dat voor een chatverzending wordt beoordeeld. Wij publiceren niet welke invoer de controle overslaat. Wordt een verzending gemarkeerd, dan bewaren wij de prompt, de score, het tijdstip en een verbruiksverwijzing bij die chat, en kunt u die chat niet meer wissen of eraan toevoegen. Beperkingsstatus die nodig is om de algemene voorwaarden toe te passen. Artefacten van een malware- of illegaliteitscontrole, als wij een bestand scannen.

Facturatie. Plan, gebruik, kosten, credits en beloningen, met een code die u invoert of deelt en de accounts die die code koppelt. Klanttype, land van verblijf en start van de overeenkomst, voor belasting en kennisgevingen. Identificaties van de betaalaanbieder. Wij slaan geen volledige kaartnummers op. Facturen. Logs van kennisgevingen over prijswijziging en wezenlijke voorwaarden (wanneer, welke kennisgeving, taal, bestemmingsadres). Factuuradres dat u opslaat, en een btw-nummer wanneer het adres een zakelijk adres is. Adreszoekactie: de tekst die u typt en de plaats die u kiest gaan naar de opzoekaanbieder. Wij bewaren die zoekteksten niet als productlog. Het adres dat u opslaat, is het factuuradres.

Technisch. IP-adres, user agent, type apparaat en besturingssysteem, tijdstempels, fout- en beveiligingslogs, en metadata van het verzoek. De erkenning van de openbaarmaking: versie en tijdstip.

Wij zoeken niet. Een burgerservicenummer. Kopieën van identiteitsdocumenten als registratie-eis. Volledige kaartnummers. Bijzondere categorieën als productdoel (§20 van dit beleid).

6. Bronnen

Van u. Van uw gebruik van de diensten, waaronder logs, cookies zoals het cookiebeleid beschrijft, en verbruiksmeting. Van de identiteitsaanbieder die u kiest. Van de betaalaanbieder (status en fiscale locatie zoals teruggegeven). Van de adresopzoekaanbieder wanneer u zoekt. Van personen die bestanden met u delen of die een melding van illegale inhoud sturen.

7. Doeleinden en grondslagen

Wij sturen geen marketingmail tenzij wij later toestemming vragen onder AVG art. 6 lid 1 onder a. U kunt die toestemming altijd intrekken.

Wij gebruiken gebruikersinhoud niet om onze modelgewichten te trainen en, onder de voorwaarden van de leveranciers zoals aan ons voorgesteld, ook hun modelgewichten niet. Dat is een begrenzing van het doel, geen tweede grondslag.

Waar wij ons op gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij dat belang afgewogen tegen uw rechten. Het belang waarop wij ons beroepen, is het draaien van een veilig hulpmiddel. De gegevens die wij gebruiken, zijn de gegevens die die functie nodig heeft. U kunt bezwaar maken (AVG art. 21).

Wij zoeken geen bijzondere categorieën. AVG art. 6 lid 1 onder b heft het verbod van AVG art. 9 niet op. Upload die gegevens niet tenzij de wet u dat toestaat. Verschijnen zij in gebruikersinhoud, dan worden zij nog steeds als die inhoud verwerkt.

8. Ontvangers

Categorieën staan hier. Namen, locaties en doorgifte-instrumenten staan in het register van verwerkers en ontvangers, dat dit beleid opneemt. Arkintel is verwerkingsverantwoordelijke voor de doelen in dit beleid, behalve waar §3 van dit beleid zegt dat de zakelijke gebruiker verwerkingsverantwoordelijke is. In dat geval zijn de partijen die die inhoud ontvangen subverwerkers, en het register zegt dat.

Categorieën:

• hosting, opslag en de beveiligingsrand
• e-mail voor ondersteuning, productkennisgevingen en openbare formulieren
• betaling en boekhouding
• identiteitsaanbieders die u kiest
• de host van het model dat u voor die verzending kiest
• de host van de veiligheidscontrole voor een chatverzending
• transcriptie en sprekersscheiding
• adresopzoeking
• cookieloze analyse
• personen die u kiest, zoals iemand die een deel-link ontvangt
• autoriteiten, alleen wanneer de wet dat eist
• ons personeel en gemachtigde beoordelaars van gemarkeerd materiaal (intern; geen aparte vennootschap in het register)

Een gelijkwaardige wissel binnen een categorie werkt het register bij binnen een redelijke termijn nadat wij kennisgeving ontvangen. Zij is niet, op zichzelf, een nieuwe versie van dit beleid. Een nieuw doel, een nieuwe stroom buiten de Europese Economische Ruimte, of een nieuwe inferentiefamilie is een materiële wijziging onder §26 van dit beleid.

9. Verzendingen die onze systemen verlaten

Niets wordt op de achtergrond naar een modelhost gestuurd. Gegevens vertrekken voor een cloudmodel alleen wanneer u dat verzoek indient.

Wat kan worden gestuurd, is de gebruikersinhoud die dat verzoek nodig heeft, met materiaal dat de assistent opzoekt wanneer het verzoek dat doet, en audio die u voor transcriptie indient.

Alleen de host van het model dat u kiest, ontvangt dat inferentieverzoek. Vóór het antwoord kan het beoordeelde venster ook naar de host van de veiligheidscontrole gaan. Audio voor transcriptie gaat naar de transcriptiehost. Sprekersscheiding, als u die gebruikt, gaat naar die host. Namen staan in het register en in de openbaarmaking.

Wij gebruiken de verzending om het antwoord te genereren en de veiligheidscontrole uit te voeren. Leveranciers, zoals zij aan ons voorstellen, trainen niet op uw prompts of bestanden. Zij bewaren inferentieverkeer voor de periode die hun voorwaarden noemen. U kunt een chat wissen en eraan toevoegen. Markeert een veiligheidscontrole een verzending, dan bewaren wij die prompt in die chat, en kunt u die chat niet meer wissen of eraan toevoegen.

U moet de actuele openbaarmaking aanvaarden vóór een cloudverzending. Wijst u af of trekt u in, dan wordt u uitgelogd. Een gewijzigde openbaarmaking wordt opnieuw getoond vóór de volgende cloudverzending.

Een veiligheidsscore kan fout zijn. De beoordeelde tekst is nog steeds een persoonsgegeven. Kan een verplichte controle niet worden afgerond, dan mogen wij de verzending weigeren en leggen wij voor die mislukking geen strike vast.

10. Bestanden, notities, delen, transcriptie en bewerken

Wij slaan deze op om de functie te leveren die u hebt gevraagd (AVG art. 6 lid 1 onder b).

Een deel geeft toegang aan de personen die u kiest. Lekt een link, dan blijft dat risico bij u.

Transcriptie en de documenteditor gebruiken de hosts die in het register staan.

Het product kan een bestand door een nieuwere versie vervangen. Onze back-ups zijn voor de exploitatie, geen belofte aan u. Wissing na het einde van de overeenkomst is beschreven in §14 van dit beleid.

11. Facturatie

De betaalaanbieder int en bewaart de betaalmethode. Wij slaan identificaties en status op, niet het volledige kaartnummer.

Facturen gaan via de betaalaanbieder en per e-mail.

Een bankrekeningnummer wordt alleen gebruikt waar een factuur of een overboeking dat eist. Wij drukken het hier niet af.

Klanttype, land en start van de overeenkomst zijn voor kennisgevingen, btw en de prijsregel van de eerste periode. Zij worden niet gebruikt om een persoonlijke prijs vast te stellen, en zij zijn geen geautomatiseerde individuele prijsstelling.

12. Identiteitsaanbieders

U kiest e-mail of een aanbieder die in het register staat. Die aanbieder is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor uw account bij hem. Wij ontvangen de identificaties die nodig zijn om uw ArkOffice-account aan te maken of te koppelen.

13. Cookies en logs

De cookietabel en eventuele toestemming staan in het cookiebeleid. Strikt noodzakelijke cookies hebben geen toestemming nodig. Niet-noodzakelijke cookies wel.

Analyse op ArkOffice is cookieloos, zoals het cookiebeleid zegt. Beveiligings- en foutlogs zijn §5, §7 en §14 van dit beleid.

14. Bewaartermijnen

Exporteer wat u nodig hebt tijdens de periode. Het recht op een overdraagbare kopie onder AVG art. 20 staat in §21 van dit beleid.

15. Doorgiften

Onze eigen servers voor account, chats, notities en bestanden staan in Rotterdam, Nederland.

Een aanbieder mag gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken alleen met een instrument van AVG hoofdstuk V: een adequaatheidsbesluit, waaronder het EU-VS-gegevensprivacykader waar die ontvanger is gecertificeerd, en/of standaardcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar wij die gebruiken. Het register noemt het instrument voor elke genoemde ontvanger, zoals gecontracteerd.

Inferentie- en veiligheidscontrolehosts kunnen een verzoek kort buiten de Europese Economische Ruimte verwerken ook wanneer de bewaring kort is. Het toevoegen van een nieuwe familie die buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, is een materiële wijziging onder §26 van dit beleid.

Adresopzoeking, de beveiligingsrand, identiteitsaanbieders en het betaalnetwerk kunnen een wereldwijde rand gebruiken voor metadata, zoals het register zegt.

16. Beveiliging

Verbindingen gebruiken HTTPS. Bestandsopslag gebruikt de standaard versleuteling aan de serverzijde van de opslagaanbieder. Versleuteling in rust wordt toegepast op elke opslag waar dat kan zonder de functie die u vroeg onmogelijk te maken. Terwijl een achtergrondagent of een geautomatiseerde taak werk doet dat u hebt gevraagd, is de inhoud die dat werk nodig heeft in klare tekst beschikbaar op onze systemen, omdat die functie niet op versleutelde tekst alleen kan draaien.

Toegang tot productie is beperkt tot gemachtigd personeel, met sterke authenticatie. De rand biedt bescherming tegen denial-of-service en een webapplicatiefirewall, zoals uitgerold. Wij monitoren en alarmeren.

Meld kwetsbaarheden aan support@arkoffice.com. Hoe wij incidenten behandelen, staat in §23 van dit beleid.

Wij publiceren geen certificaat dat wij niet hebben.

17. Geautomatiseerde middelen

Prijzen die wij vaststellen volgen een gepubliceerd schema. Zij zijn geen persoonlijke prijs en geen geautomatiseerde individuele prijsstelling.

Chatverzendingen kunnen automatisch worden beoordeeld. Een treffer kan die beurt weigeren en die chat vergrendelen. Herhaalde treffers kunnen het account alleen-lezen zetten. Een persoon beoordeelt een alleen-lezen uitkomst. U kunt die betwisten (§30 van de algemene voorwaarden). De score kan fout zijn. Neem contact op met support@arkoffice.com.

Wij gebruiken geautomatiseerde middelen. Die kunnen dwalen. U kunt een persoon om beoordeling vragen. Wij stellen niet dat de diensten geen geautomatiseerd besluit nemen als het product het account vanuit die score kan beperken.

Gebruik de diensten niet om over een andere persoon een besluit in de zin van AVG art. 22 te nemen.

Wij meten credits om de overeenkomst uit te voeren. Die meting is geen profilering onder AVG art. 22.

18. Bans

Bannen wij een account, dan mogen wij het e-mailadres, het subject van de identiteitsaanbieder, de identificatie van de betalingsklant, en technische identificaties die wij daadwerkelijk gebruiken, bewaren, zodat de ban kan worden gehandhaafd en de persoon zich niet meteen opnieuw kan registreren en de inbreuk herhalen.

De grondslag is AVG art. 6 lid 1 onder f, en AVG art. 6 lid 1 onder c waar een wettelijke plicht geldt. Bewaring duurt zolang wij exploiteren, voor dat doel. Toegang is beperkt tot beperkt personeel.

19. Kinderen

De diensten zijn niet voor iemand onder de 18. Dat ligt boven de Nederlandse leeftijd voor digitale toestemming van 16. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Vernemen wij dat wij dat hebben gedaan, dan wissen wij die. Schrijf naar legal@arkintel.com.

20. Bijzondere categorieën en geheimen

Upload geen bijzondere categorieën, gegevens van kinderen of gerubriceerd materiaal, tenzij u dat wettelijk mag en u het restrisico aanvaardt. Staan zulke gegevens in gebruikersinhoud, dan gelden AVG art. 7 en AVG art. 9 nog, en mogen wij nog veiligheids- en hostingregels toepassen.

21. Uw rechten

U kunt vragen om inzage (AVG art. 15), rectificatie (AVG art. 16), wissing (AVG art. 17), beperking (AVG art. 18), en een overdraagbare kopie (AVG art. 20) in een gestructureerde, gangbare, machineleesbare vorm, zoals JSON of de export die het product biedt. Overdraagbaarheid komt naast overstappen onder de dataverordening in de algemene voorwaarden.

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (AVG art. 21), ook analyse waar die grondslag geldt. Geautomatiseerde besluiten onder AVG art. 22 zijn beschreven in §17 van dit beleid.

Waar een verwerking op toestemming rust, mag u de toestemming intrekken. De openbaarmaking is een voorwaarde voor cloudverzendingen. Intrekken logt u uit. Zij is niet, op zichzelf, toestemming onder AVG art. 6 lid 1 onder a voor het hele account.

E-mail legal@arkintel.com. Wij mogen uw identiteit verifiëren. Wij antwoorden binnen een maand. Is het verzoek complex, dan mogen wij met twee maanden verlengen en zeggen wij binnen de eerste maand waarom.

Wij mogen een verzoek weigeren of een redelijke vergoeding vragen als het kennelijk ongegrond of buitensporig is (AVG art. 12 lid 5). De eerste kopie onder AVG art. 15 is gratis. Verdere kopieën kunnen worden belast zoals AVG art. 15 lid 3 toestaat.

Wissing geldt niet waar de wet eist dat wij facturen bewaren, waar §18 van dit beleid identificaties tegen omzeiling van een ban eist, of waar wij de gegevens nodig hebben voor een rechtsvordering.

Betekent het uitvoeren van een verzoek dat wij de diensten niet kunnen leveren, dan zeggen wij dat en mogen wij het account beëindigen.

22. Klachten en rechters

U kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

U kunt ook naar de rechter onder AVG art. 79, ook, waar AVG art. 79 dat toestaat, de rechter van uw gewone verblijfplaats.

Neem eerst contact met ons op. U hoeft dat niet.

23. Inbreuken

Is een inbreuk waarschijnlijk een risico voor uw rechten, dan melden wij de Autoriteit Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en, waar haalbaar, binnen 72 uur nadat wij ervan kennis hebben gekregen (AVG art. 33).

Is het risico hoog, dan melden wij u zonder onredelijke vertraging (AVG art. 34), tenzij een uitzondering in AVG art. 34 geldt, zoals versleuteling die de gegevens onbegrijpelijk maakt, latere maatregelen die het hoge risico wegnemen, of onevenredige inspanning, in welk geval wij een openbare mededeling gebruiken.

De interne responsstappen blijven intern.

24. Functionaris, effectbeoordeling en register

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming benoemd. Wij herzien dat als AVG art. 37 dat eist.

Wij beoordelen verwerkingen met een hoog risico zoals AVG art. 35 eist, waaronder inferentie, bestanden en veiligheidsbeoordeling waar die beoordeling aan de orde is. Wij publiceren de beoordeling niet.

Wij houden het register van AVG art. 30 intern. Dit beleid is de informatie die AVG art. 13 eist. Het is niet dat register.

25. Dataverordening

Export en overstappen onder de dataverordening staan in de algemene voorwaarden. Overdraagbaarheid onder AVG art. 20 staat in §21 van dit beleid. Bewaring in §14 van dit beleid blokkeert geen overstaprecht dat de dataverordening geeft.

26. Wijzigingen

Een verduidelijking of een juridische hernoeming, of een registerupdate die alleen een gelijkwaardige leverancier wisselt, mag als nieuwe versie worden geplaatst.

Een materiële wijziging van de verwerking (een nieuw doel, een nieuwe stroom buiten de Europese Economische Ruimte, een nieuwe inferentiefamilie, of een wijziging die uw rechten nadelig treft) sturen wij als kennisgeving minstens 30 dagen vóór zij geldt. U mag haar afwijzen door de overeenkomst vóór die datum te beëindigen, zonder extra vergoeding. Voortgezet gebruik is niet de enige manier waarop die wijziging van kracht wordt.

Het versienummer wijzigt. Eerdere tekst blijft beschikbaar via de geversioneerde juridische pagina's.

27. Andere verantwoordelijken

Links laten dit beleid achter zich. Identiteitsaanbieders, de betaalaanbieder en modelhosts zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen verwerking. Wat wij hun sturen, is nog verwerking waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, met hen als verwerkers of ontvangers, wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens zijn. Waar §3 van dit beleid zegt dat de zakelijke gebruiker verwerkingsverantwoordelijke is, sturen wij die inhoud als verwerker en is de ontvanger een subverwerker voor die verzending. De openbaarmaking noemt de inferentie-ontvangers in lijn met het register.

28. Recht

Verwerking valt onder de algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG. Contractgeschillen volgen de algemene voorwaarden. Niets hier beperkt AVG art. 77 of AVG art. 79.